EDI

Was bedeutet EDI?

Unter der Bezeichnung EDI (electronic data interchange) versteht man einen elektronischen Datenaustausch. Hierbei geht es spezifisch um den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern. Der Austausch in Form von  diversen Nachrichten zwischen Handel und Herstellern ist nur ein Teil der Anwendungsgebiete, bei denen EDI zum Einsatz kommt. Es gibt hierzu verschiedene Nachrichtenstandards wie UN/EDIFACT inkl. branchenspezifische Subsets wie z.B. EANCOM und EDITEC. Zu den strukturierten Formaten gehören auch XML-Dateien und die XRechnung. Hybride Formate mit einer Kombination aus Bild- und ZUGFeRD-Datei sind ebenfalls möglich.

 

Alle Formate und Standards sind aufgrund Ihrer Struktur und des festen Aufbaus entsprechend schnell und effizient prüf- und weiter verarbeitbar. Diese automatisierten Prozesse laufen in Echtzeit und ermöglichen eine Effizienzsteigerung sowie die Verarbeitung von Massendaten.

EDI bei der HK

Unsere Passion besteht seit über 21 Jahren in der Anbindung von ERP- und Drittsystemen über Schnittstellen an ECM- und DMS-Systeme. Hierbei sind die Analyse, Prüfung und Konvertierung von zentraler Bedeutung. Mit prozesskonformen Daten kann sichergestellt werden, dass das Ziel des Datenaustausches in Form von Verarbeitung, Auswertung und Archivierung erreicht wird. Bei allen Transportformaten wie Datenströme aus der AS400, TXT- oder PDF-Dateien sowie  EDI gilt für uns dasselbe: Der Inhalt und dessen Zielbestimmung sind wichtig. Bei jedem neuen Format ergeben sich dieselben Fragen: Wie können Daten korrekt und schnell übertragen und bei Erhalt geprüft werden?

 

Beim strukturierten EDI-Format sind im Vergleich zu den teils unstrukturierteren Formaten deutlich bessere Optionen und Plausibilitätsprüfungen möglich. So können wir zielgerichtet „Agenten“ einsetzen und automatische Prüfalgorithmen für Massendaten verwenden. Für die Automatiken gibt es grundsätzlich zwei Zustände in Form von „OK“ oder ein „Nicht OK“. Sonderfälle der Konvertierung und Datenübertragung sind möglich, so dass mit entsprechender Abstimmung und deren Protokollierung eine gewisse Flexibilität für den Informationsaustausch ermöglicht wird.

 

Parallel zu den Automatiken setzen wir unser bewährtes helpdesk-Team samt Ticketsystem für Ihren Support ein. So können die Aufgaben erfasst, protokolliert und zielgerichtet bearbeitet werden. Gleichzeitig können Sie die Aufgaben, Ergebnisse und Aufwände durch die erfassten Ticketnummern abgleichen. Unser helpdesk-Team sitzt direkt am Firmenstandort und wurde vollständig durch uns ausgebildet. Die Mitglieder sind rekrutiert aus den einzelnen Fachabteilungen und haben entsprechendes Know-how bzw. direkten Zugriff auf benötigte Ressourcen.

 

 

 

Aktuelle Kennzahlen

  • Ca. 300 angebundene Lieferanten mit regelmäßigen Datenaustausch über einen der folgenden Kommunikationswege:
    • SMTP
    • X.400
    • SFTP
    • AS2
  • Einsatz von unabhängigen Transferanbindungen empfangen
  • Ca. 25 Empfänger für die erstellten Daten
  • Ca. 150.000 Daten zur Konvertierung pro Monat
  • Ca. 350.000 Austauschdateien pro Monat
  • 6 aktive Nachrichtentypen aus dem Bereich EDITEC3.5:
    • ORDERS: Bestellungen
    • ORDRSP: Bestellantwort
    • DESADV: Lieferavis
    • SLSRPT: Verkaufsdaten
    • INVRPT: Bestandsbericht
    • INVOIC: Rechnung
  • Weitere aktive Konvertierungen wie z. B. XRechnung und EANCOM

 

 

 

 

Vorteile einer EDI Verarbeitung mit HK


Erfahrung und Professionalität:

  • Über 20 Jahre Erfahrung mit Schnittstellen und Datenkonvertierung
  • Bestehende Anbindungen und Konvertierungen liegen vor – profitieren Sie vom „best-practice“
  • Jedes Kundensystem besteht anforderungsabhängig aus zwei bis drei Systemen: Entwicklung / Test / Produktion

 

Kosteneinsparung durch Automatisierung und Effizienz:

  • Einsatz „Securityguard“ vor der Datenverarbeitung zur Abweisung fehlerhafter, schadhafter oder unvollständiger Daten
  • Alles aus einem System – Ihre Daten werden innerhalb der HK-EDI-Systemlandschaft konvertiert und direkt in die entsprechenden Systeme Ihrer Kunden übergeben – oder zur Übermittlung an Drittsysteme in unserem Output-Center bereitgestellt.
  • Einsatz „EDI – Clearing – App“ pro Kunde für automatische Prüfung, Konvertierung, Abweisung und Datenbereitstellung
  • Echtzeitverarbeitung Ihrer Daten durch parallele Prozesse
  • Protokollierung jedes Verarbeitungsschritts als Journal
  • Option der Datenarchivierung zusätzlich zur Clearing-Dienstleistung

 

Plausibilitätskontrolle und Prozessoptimierung:

  • Innovative Check- & Abweisungstechnik – wir prüfen Ihre Dateien und Nachrichten auf Abweichungen und senden kompakt und automatisiert eine Rückmeldung an Sie – sowohl durch den „Securityguard“ als auch durch die App. Dies gilt auf der Datei- und auf der Nachrichtenebene
  • Es werden alle Abweichungen protokolliert, kein „Stop“ der Prüfung bei der ersten Abweichung
  • Es werden alle korrekten Nachrichten innerhalb einer EDI-Datei verarbeitet. Für einzelne Nachrichten mit Abweichungen erhalten Sie jeweils eine detaillierte Abweisungsinformation.

 

Transparente Abrechnung:

  • Unsere Abrechnung zur Konvertierung erfolgt nach Realaufwand
  • einfach, transparent und übersichtlich

 

Kommunikation:

  • Einsatz Ticketsystem für Monitoring, Journaling und Übersicht
  • Erfahrenes helpdesk-Team, ausgebildet in den hauseigenen Fachabteilungen der HK

 

Unsere ECM-Lösungen

Lucas Kettelake

Prokurist/ Vertrieb

ECM Vertrieb

 

T: +49 2594 / 917 47 - 20
E: lucas.kettelake@hkc.email

Lena Potthast

Vertrieb
Backoffice

 

T: +49 2594 / 917 47 - 15
E: lena.potthast@hkc.email

HK Consulting GmbH

Industriestraße 27 - 35

48249 Dülmen

Deutschland

 

+49 25 94 / 91 747 - 00

kontakt@hkc.email

 

Geschäftsführer:

Dipl.-Kfm. Johannes Kettelake

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