Digitales Büro

WAS IST EIN DIGITALES BÜRO?

Das Digitale Büro von HK Consulting GmbH ist eine integrierte Lösung für die effiziente digitale Verwaltung von Dokumenten und Inhalten innerhalb eines Unternehmens. Durch die Verwendung eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM), wie Doxis von SERgroup Holding International GmbH, bietet das Digitale Büro eine standardisierte Basis für die Organisation, Archivierung und Verfügbarkeit von Dokumenten.

 

Zusätzlich zur Aktenapplikation und Rechnungseingangsverarbeitung, unterstützt das Digitale Büro die Anwender durch automatisierte Prozesse und intuitive Bedienbarkeit bei der digitalen Strukturierung und Verwaltung von Dokumenten, was zu einer erheblichen Verbesserung der Prozess- und Dokumenten-Effizienz führt.

 

 

 

WIE FUNKTIONIERT DAS

DIGITALE BÜRO?

Das Digitale Büro von HK Consulting GmbH ist eine standardisierte Lösung für die digitale Verwaltung von Dokumenten, die auf einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) basiert. Es besteht aus einer Aktenapplikation und einer Rechnungseingangsverarbeitung, die Anwendern dabei helfen, ihre Dokumente digital zu organisieren und zu strukturieren.

 

Die Aktenapplikation ermöglicht es, verschiedene Aktenarten inklusive eigener Registerstrukturen zu definieren, die eine digitale Abbildung verschiedener Akten ermöglichen. Anwender haben die Möglichkeit, individuelle Registerstrukturen zu erstellen oder bestehende Registerstrukturen anzupassen. Innerhalb der Akten können die Dokumente digital abgelegt und verwaltet werden.

 

Die Rechnungseingangsverarbeitung ermöglicht es, Eingangsrechnungen digital zu bearbeiten. Nachdem eine Rechnung im System erfasst wurde, erkennt die integrierte OCR-Lesung auf Basis bestehender Stammdaten verschiedene Informationen auf der Rechnung und stellt diese dem Benutzer zur Verfügung. Nach einer Validierung durch die Buchhaltung, können die Rechnungen digital zur Prüfung und Genehmigung durch das Unternehmen weitergeleitet werden.

 

 

 

Inwieweit unterstützt das Digitale Büro den täglichen Prozess?

Aktenapplikation:

Die Implementierung einer Enterprise-Content-Management-Lösung ermöglicht einen parallelen Zugriff auf Dokumente und Informationen durch mehrere Anwender. Durch die Möglichkeit der Versionierung werden Änderungen an Dokumenten automatisch erfasst und es ist jederzeit transparent, welche Version der Dokumente aktuell ist. Dies verbessert die Zusammenarbeit und die Effizienz in der Dokumentenverwaltung.

 

Rechnungsverarbeitung:

Das Enterprise-Content-Management-System ermöglicht durch die integrierte Rechnungseingangsverarbeitung eine effiziente Bearbeitung und Verwaltung eingehender Rechnungen. Durch die Automatisierung der Erfassung von relevanten Daten auf der Rechnung, wie beispielsweise Lieferanteninformationen, wird die manuelle Eingabe von Daten reduziert. Der aktuelle Bearbeitungsstatus jeder Rechnung wird im Rechnungseingangsbuch übersichtlich dargestellt, um einen ständigen Überblick über den Stand der Bearbeitung zu gewährleisten. Der Export von erfassten Daten in Folgesysteme ermöglicht zudem eine weitere Automatisierung von Prozessen und reduziert die Redundanz von Eingaben.

 

 

Vorteile vom Lösungspaket Digitales Büro

 

Schneller Einstieg in die Arbeit mit dem ECM System
Das ECM System bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und eine einfache Navigation, was einen schnellen Einstieg in die Arbeit mit dem System ermöglicht.

 

Revisionssichere Archivierung
Diese ermöglicht eine nachvollziehbare Aufbewahrung von Unterlagen und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.

 

Paralleler Zugriff auf Dokumente
Die Möglichkeit des parallelen Zugriffs auf Dokumente erhöht die Effizienz und Zusammenarbeit im Unternehmen durch die Vermeidung von Wartezeiten auf Zugriffsberechtigungen.

 

Externer Zugriff
Mit der Möglichkeit des externen Zugriffs, z.B. aus dem HomeOffice, ermöglicht das ECM-System eine flexible und ortsunabhängige Zusammenarbeit.

 

Versionierung
Die Versionierung von Dokumenten ermöglicht es, Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar zu machen und jederzeit die aktuelle Version zu identifizieren.

 

Zentrale Ablage
Ermöglicht die zentrale Ablage von Dokumenten, sodass alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die aktuellen Dokumente haben und dadurch eine effizientere Zusammenarbeit ermöglicht wird.

 

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