EDI

Was bedeutet EDI?

Unter der Bezeichnung EDI (electronic data interchange) versteht man einen elektronischen Datenaustausch. Hierbei geht es spezifisch um den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern. Der Austausch in Form von diversen Nachrichten zwischen Handel und Herstellern ist nur ein Teil der Anwendungsgebiete, bei denen EDI zum Einsatz kommt. Es gibt hierzu verschiedene Nachrichtenstandards wie UN/EDIFACT inkl. branchenspezifische Subsets wie z.B. EANCOM und EDITEC. Zu den strukturierten Formaten gehören auch XML-Dateien und die XRechnung. Hybride Formate mit einer Kombination aus Bild- und ZUGFeRD-Datei sind ebenfalls möglich.

Alle Formate und Standards sind aufgrund Ihrer Struktur und des festen Aufbaus entsprechend schnell und effizient prüf- und weiter verarbeitbar. Diese automatisierten Prozesse laufen in Echtzeit und ermöglichen eine Effizienzsteigerung sowie die Verarbeitung von Massendaten.

EDI bei der HK

Unsere Passion besteht seit der Firmengründung im Juli 2000 in der Anbindung von ERP- und Drittsystemen über Schnittstellen an ECM- und DMS-Systeme. Hierbei sind die Analyse, Prüfung und Konvertierung von zentraler Bedeutung. Mit prozesskonformen Daten kann sichergestellt werden, dass das Ziel des Datenaustausches in Form von Verarbeitung, Auswertung und Archivierung erreicht wird. Bei allen Transportformaten wie Datenströme aus der AS400, TXT- oder PDF-Dateien sowie EDI gilt für uns dasselbe: Der Inhalt und dessen Zielbestimmung sind wichtig. Bei jedem neuen Format ergeben sich dieselben Fragen: Wie können Daten korrekt und schnell übertragen und bei Erhalt geprüft werden?

Beim strukturierten EDI-Format sind im Vergleich zu den teils unstrukturierteren Formaten deutlich bessere Optionen und Plausibilitätsprüfungen möglich. So können wir zielgerichtet „Agenten“ einsetzen und automatische Prüfalgorithmen für Massendaten verwenden. Für die Automatiken gibt es grundsätzlich zwei Zustände in Form von „OK“ oder ein „Nicht OK“. Sonderfälle der Konvertierung und Datenübertragung sind möglich, so dass mit entsprechender Abstimmung und deren Protokollierung eine gewisse Flexibilität für den Informationsaustausch ermöglicht wird.

Parallel zu den Automatiken setzen wir unser bewährtes helpdesk-Team samt Ticketsystem für Ihren Support ein. So können die Aufgaben erfasst, protokolliert und zielgerichtet bearbeitet werden. Gleichzeitig können Sie die Aufgaben, Ergebnisse und Aufwände durch die erfassten Ticketnummern abgleichen. Unser helpdesk-Team sitzt direkt am Firmenstandort und wurde vollständig durch uns ausgebildet. Die Mitglieder sind rekrutiert aus den einzelnen Fachabteilungen und haben entsprechendes Know-how bzw. direkten Zugriff auf benötigte Ressourcen.

Aktuelle Kennzahlen

Ca. 500 angebundene Lieferanten mit regelmäßigen Datenaustausch über einen der folgenden Kommunikationswege/ Eingangskanäle zur Datenübergabe:
- X.400
- SFTP
- AS2
Einsatz von unabhängigen Transferanbindungen
Ca. 35 Empfänger für die erstellten Daten
Ca. 200.000 Daten zur Konvertierung pro Monat
Ca. 375.000 Austauschdateien pro Monat
5 aktive Nachrichtentypen aus dem Bereich EDITEC3.5:
- INVOIC: Rechnung
- ORDERS: Bestellungen
- ORDRSP: Bestellantwort
- DESADV: Lieferavis
- INVRPT: Bestandsbericht
2 aktive PDF-Verbildlichungen zu diesen Nachrichtentypen aus dem Bereich EDITEC3.5:
- INVOIC: Rechnung
- ORDRSP: Bestellantwort (exklusiv bei HK)
Erstellung Controldatei für Abgleich des Datenaustausch
Weitere aktive Konvertierungen wie z. B. EANCOM
Aktive Konvertierungen in XRechnung sowie ZUGFeRD in unterschiedlichen Formaten

Vorteile einer EDI Verarbeitung mit HK

Erfahrung und Professionalität:

Über 20 Jahre Erfahrung mit Schnittstellen und Datenkonvertierung
Bestehende Anbindungen und Konvertierungen liegen vor – profitieren Sie vom „best-practice“
Jedes Kundensystem besteht anforderungsabhängig aus zwei bis drei Systemen: Entwicklung / Test / Produktion

Kosteneinsparung durch Automatisierung und Effizienz:

Einsatz „Securityguard“ vor der Datenverarbeitung zur Abweisung fehlerhafter, schadhafter oder unvollständiger Daten
Alles aus einem System – Ihre Daten werden innerhalb der HK-EDI-Systemlandschaft konvertiert und direkt in die entsprechenden Systeme Ihrer Kunden übergeben – oder zur Übermittlung an Drittsysteme in unserem Output-Center bereitgestellt.
Einsatz „EDI – Clearing – App“ pro Kunde für automatische Prüfung, Konvertierung, Abweisung und Datenbereitstellung
Echtzeitverarbeitung Ihrer Daten durch parallele Prozesse
Protokollierung jedes Verarbeitungsschritts als Journal
Option der Datenarchivierung zusätzlich zur Clearing-Dienstleistung

Plausibilitätskontrolle und Prozessoptimierung:

Innovative Check- & Abweisungstechnik – wir prüfen Ihre Dateien und Nachrichten auf Abweichungen und senden kompakt und automatisiert eine Rückmeldung an Sie – sowohl durch den „Securityguard“ als auch durch die App. Dies gilt auf der Datei- und auf der Nachrichtenebene
Es werden alle Abweichungen protokolliert, kein „Stop“ der Prüfung bei der ersten Abweichung
Es werden alle korrekten Nachrichten innerhalb einer EDI-Datei verarbeitet. Für einzelne Nachrichten mit Abweichungen erhalten Sie jeweils eine detaillierte Abweisungsinformation
Einsatz eines "HK-EDI-Checker" für autarke Datenprüfung bei unseren Kunden